Bagaimana Berpikir Seperti Desainer Dapat Membantu Memecahkan Masalah Bisnis yang Kompleks

Pertimbangkan ini: Sebuah perusahaan ingin meluncurkan aplikasi seluler, tetapi para desainer, pengembang, dan spesialis pemasaran berbeda pendapat tentang fitur mana yang harus diprioritaskan dan bagaimana memasarkan produk kepada pengguna. Selain itu, anggaran perusahaan untuk proyek ini ketat dan para eksekutif ingin segera merilis aplikasi tersebut. Bagaimana tim desain dapat mengatasi hambatan kolaborasi, memenuhi harapan eksekutif, dan menghasilkan aplikasi yang ramah pengguna dan menguntungkan?

Contoh yang sangat umum ini menggambarkan masalah kompleks dengan berbagai variabel berlapis dan kepentingan yang saling bertentangan yang tidak mudah didamaikan. Sebagai seorang desainer, saya pernah mengalami tim yang terisolasi dan manajemen proyek yang tidak efektif yang menyebabkan para pemangku kepentingan memiliki harapan dan informasi yang tidak konsisten. Situasi semacam itu membuat frustrasi semua pihak yang terlibat, tetapi saya menemukan bahwa design thinking—pendekatan pemecahan masalah yang dihargai oleh berbagai industri—dapat membawa kejelasan dan solusi.

Design thinking dimulai dengan mendefinisikan ruang masalah—proses yang membantu Anda menentukan apakah Anda sedang memecahkan masalah yang tepat untuk orang yang tepat. Ruang masalah dapat diidentifikasi melalui tiga komponen:

• Keadaan awal: Komponen ini mewakili titik awal masalah, seperti harapan yang bertentangan dan sumber daya yang terbatas.
• Operator: Mereka adalah orang-orang yang mampu mengubah ruang masalah, seperti desainer, pengembang, dan spesialis pemasaran.
• Pengujian: Operator membuat ide solusi yang mungkin dengan mengumpulkan pengamatan, menilai harapan, dan berempati dengan pengguna. Misalnya, apakah secara finansial memungkinkan untuk menyeimbangkan kebutuhan pemangku kepentingan dan pengguna dengan profitabilitas produk?

Artikel ini akan berfokus pada bagaimana menggunakan desain strategis untuk mengatasi komponen ketiga ruang masalah—pengujian—dengan menggunakan kerangka design thinking, pendekatan multidisipliner, visualisasi data, dan sistem manajemen proyek.

Memanfaatkan Kerangka Design Thinking

Design thinking digunakan di berbagai bidang, termasuk perawatan kesehatan, e-commerce, dan industri hiburan. Ini membantu tim multidisipliner secara akurat mendefinisikan masalah dan menemukan solusi optimal. Sebagian besar kerangka kerja berisi lima tahap dalam proses design thinking, tetapi Nielsen Norman Group mencakup enam tahap. Tahapan tersebut adalah:

1. Empati: Design thinking dimulai dengan menyingkirkan asumsi apa pun yang mungkin Anda miliki tentang proyek dan sebaliknya berusaha memahami bagaimana orang lain melihat masalah tersebut. Anda dan tim Anda dapat melakukan ini dengan mengamati pengguna, mengumpulkan perspektif pemangku kepentingan, menganalisis data yang ada, dan mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan dalam tim Anda, di antara aktivitas lainnya. Pada akhir tahap ini, Anda semua akan mengenali pola dalam perilaku pengguna dan hubungan antara harapan yang bertentangan.
2. Definisikan: Analisis pengamatan Anda dari tahap 1 dan sintesis pembelajaran menjadi pernyataan masalah. Tim Anda juga dapat mulai mengembangkan user personas untuk membantu memandu keputusan desain ke arah yang ramah pengguna.
3. Ideasi: Manfaatkan kreativitas desain Anda untuk menghasilkan berbagai solusi potensial berdasarkan temuan dari dua tahap sebelumnya. Beberapa metode ideasi favorit saya termasuk brainstorming, mind mapping, dan scenario mapping. Selama fase ideasi, penting untuk fokus pada kuantitas daripada kualitas. Semakin banyak ide, semakin baik.
4. Prototipe: Pilih dua hingga tiga ide dari tahap ideasi dan jadikan produk yang nyata. Dengan memvisualisasikan desain potensial, tim Anda akan memiliki gambaran tentang seperti apa produk itu dan juga dapat mengidentifikasi potensi masalah UX sebelum pengujian.
5. Uji: Lakukan uji prototipe dengan calon pelanggan. Dokumentasikan umpan balik mereka dan soroti perbaikan yang dapat ditangani pada iterasi berikutnya.
6. Implementasi: Integrasikan umpan balik dari pengujian pengguna untuk meningkatkan produk bagi pengguna. Karena sifat siklus dari design thinking, gunakan empati untuk memahami respons pengguna dan bagaimana mereka dapat meningkatkan produk.

Design thinking adalah proses iteratif enam langkah: empati, definisi, ideasi, prototipe, implementasi. Untuk memecahkan masalah kompleks seperti seorang desainer, pahami bahwa pemecahan masalah bukanlah proses definitif, melainkan proses iteratif berdasarkan umpan balik pengguna.

Ketika saya bekerja pada alat investasi otomatis untuk perusahaan jasa keuangan Canua, kami menerapkan design thinking untuk mempertahankan basis konsumen ekspatriat Amerika kami. Pelanggan tampaknya kesulitan menavigasi platform dan menyelesaikan dokumentasi, terutama Laporan Rekening Bank Asing dan Rekening Keuangan (FBAR). Penelitian kami menemukan bahwa pengguna merasa kecewa dengan waktu dan energi yang mereka habiskan untuk mengisi formulir. Kami menghasilkan solusi yang mungkin dan menyepakati cara otomatisasi proses dokumentasi yang murah. Setelah pengujian dan implementasi, kami menemukan bahwa kami telah memangkas proses dokumentasi dari satu jam menjadi lima menit, yang sangat menyenangkan pengguna kami.

Perlu disebutkan bahwa desain yang sukses tidak selalu begitu linier. Desain adalah proses iterasi, dan kegagalan adalah langkah dalam proses tersebut. Design thinking bukanlah daftar periksa untuk memverifikasi solusi pilihan Anda; sebaliknya, ini adalah proses di mana Anda harus tanpa ampun mengidentifikasi masalah dalam desain. Menangani kekurangan selama fase desain jauh lebih murah daripada meluncurkan produk yang bermasalah dan menariknya kembali nanti.

Mendekati Masalah dengan Banyak Ahli

Pendekatan multidisipliner dapat membantu mengubah tujuan yang saling bertentangan menjadi lingkungan kolaboratif. Dengan mengintegrasikan umpan balik dan masukan dari para profesional di berbagai bidang, Anda akan dapat menganalisis masalah dari berbagai sudut dan memastikan solusi yang komprehensif.

Saat saya bekerja untuk Budapest University of Technology and Economics, saya diminta memimpin proyek untuk mendesain ulang halaman depan fakultas sekolah agar menarik bagi calon mahasiswa. Di awal proyek, saya menghadapi kepentingan yang saling bersaing dan kesulitan merancang strategi desain yang akan memenuhi kebutuhan semua pihak yang terlibat. Saya tahu pendekatan multidisipliner akan menjadi kunci untuk mengatasi hambatan ini, jadi saya mengumpulkan tim yang beragam, termasuk kepala departemen, spesialis komunikasi, pengembang, dan mahasiswa saat ini. Setiap orang membawa perspektif dan keahlian unik ke meja. Spesialis komunikasi dan siswa kami membantu kami memahami preferensi khusus dari target demografis kami. Para pengembang memastikan solusi desain yang diusulkan itu layak, sementara kepala departemen kami memberikan panduan tentang penyelarasan halaman depan dengan kebutuhan fakultas dan tujuan strategis universitas. Hasilnya, kami mampu mengatasi tantangan proyek dengan cara yang lebih komprehensif dan efektif.

Visualisasikan Informasi Anda

Selama proyek saya untuk Budapest University of Technology and Economics, saya menemukan bahwa menggabungkan visualisasi data selama tahap ideasi dan prototipe secara signifikan meningkatkan proses pengambilan keputusan. Menyederhanakan konsep kompleks melalui visualisasi data membantu para pemangku kepentingan kami memahami masalah dan solusi potensial dengan lebih jelas.

Misalnya, dengan memvisualisasikan preferensi dan perilaku demografis target kami, saya dapat dengan mudah menyampaikan masalah UX dengan situs web universitas yang ada dan mengusulkan perbaikan. Ini membantu pemangku kepentingan kami dengan cepat menyelaraskan tujuan mereka dan menyetujui langkah-langkah berikutnya.

Mengimplementasikan Kerangka Kerja Manajemen Proyek

Menerapkan sistem manajemen proyek yang efektif adalah komponen penting untuk memastikan keberhasilan proyek desain yang rumit. Dengan mengoptimalkan proses kerja dan menyederhanakan proses pemecahan masalah, dan mengurangi risiko merancang solusi yang tidak memadai, sistem manajemen proyek seperti Kanban, Scrum, atau Lean membantu menjaga proses tetap efisien dan memastikan semua anggota tim berada di halaman yang sama.

Misalnya, saya pernah bekerja dengan tim kecil untuk merancang kembali situs web untuk usaha rintisan e-commerce. Pada awal proyek, tim kami gagal memenuhi tenggat waktu dan menanggapi perubahan permintaan secara efektif. Masalah manajemen proyek kami dengan cepat menyebabkan perpanjangan tenggat waktu yang mahal. Untuk menyelesaikan masalah ini, kami mengadopsi pendekatan manajemen proyek hybrid yang menggabungkan elemen Kanban dan Scrum. Kami menggunakan papan Kanban digital untuk memvisualisasikan alur kerja kami dan memastikan kami memiliki cukup banyak tugas untuk diselesaikan. Kami juga memperkenalkan stand-up harian dan sprint dua minggu untuk menyesuaikan perubahan kebutuhan dan memastikan penyelesaian tugas yang cepat. Dengan menetapkan peran yang jelas, mengoptimalkan proses kerja, dan memanfaatkan alat kolaborasi, kami mengubah tim kami yang tidak terkoordinasi menjadi unit yang terorganisir, tangkas, dan efisien.

Bergantung pada ruang lingkup proyek dan anggota tim, kerangka manajemen proyek tertentu akan bekerja lebih baik daripada yang lain. Jadi, pilihlah yang paling sesuai dengan tim Anda. Seperti halnya design thinking, pendekatan manajemen proyek bersifat iteratif dan terus berkembang. Jika kebutuhan dan persyaratan proyek berubah, jangan ragu untuk melakukan penyesuaian pada pendekatan manajemen proyek Anda.

Mulailah dengan Mengidentifikasi Masalah

Desain adalah cara berpikir yang bisa diterapkan pada masalah yang tidak ada hubungannya dengan desain. Design thinking adalah tentang mengidentifikasi dan memecahkan masalah bisnis. Misalnya, katakanlah Anda adalah seorang manajer produk di sebuah perusahaan layanan pelanggan yang bekerja untuk meningkatkan pengalaman pengguna dengan anggaran terbatas. Anda dapat memanfaatkan prinsip-prinsip design thinking untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan menemukan solusi inovatif untuk mengatasi keterbatasan anggaran.

Untuk mulai berpikir seperti seorang desainer, Anda perlu mengembangkan kerangka berpikir dan merangkul pola pikir iteratif. Mulailah dengan mempraktikkan empati, ketekunan, dan keingintahuan. Tanyakan "mengapa" sesering mungkin dan lihat sesuatu dari perspektif orang lain. Sebagian besar, cobalah untuk tidak puas dengan jawaban yang jelas. Fokus pada ruang masalah dan Anda akan menemukan banyak solusi.

Dengan memanfaatkan kerangka kerja design thinking enam langkah, mengadopsi pendekatan multidisipliner, memvisualisasikan informasi, dan mengimplementasikan kerangka kerja manajemen proyek yang sesuai, Anda dapat memecahkan masalah bisnis yang paling kompleks sekalipun.